• Hieronder zijn de conceptnotulen van de algemene vergadering van 5 april 2024 te lezen. Deze zullen ter vaststelling worden behandeld op de eerstvolgende ALV. De notulen zijn hieronder geanonimiseerd buiten de betrokken vrijwilligers/functionarissen van de vereniging.

    Conceptnotulen algemene vergadering 5 april 2024

     Aanwezige leden: Simon Roosien (voorzitter); Marco Hansen (secretaris); Marijn Mol (aftredend bestuurslid); Erik Mulder (interim penningmeester); Winant Zwinderman (kandidaat-penningmeester); Nick Poort (kandidaat-bestuurslid);

    [zes andere leden]

     

    Overige aanwezigen: [drie ouders]

     

    Opening/notulen vorige vergadering

    Simon opent de vergadering en merkt op dat de opkomst hoger is dan verwacht. Er zijn geen opmerkingen over de conceptnotulen van de vorige vergadering: deze worden vastgesteld.

     

    Jaarverslag secretaris

    Marco krijgt het woord ten behoeve van het jaarverslag van de secretaris.

     

    Leden

    Ten tijde van het einde van het seizoen 2022-2023 waren er 58 leden binnen de vereniging, ten opzichte van 46 bij het jaarverslag van 2022. Drie hiervan zijn/waren erelid. Verder waren er vier niet-spelende leden, die enkel als vrijwilliger zijn aangemeld, ten opzichte van vijf het jaar ervoor. Binnen de actieve, contributie-plichtige leden (totaal: 52) is er de volgende verdeling. Voor de volledigheid is ook het huidige aantal meegenomen, de gang van zaken binnen het huidige seizoen wordt echter bij het volgende jaarverslag besproken.

     

    In het vorige jaarverslag is aangegeven dat de jeugd, met name U14 en U12, veel nieuwe aanwas krijgen. Die trend is doorgezet, met een forse toename van in totaal 11 leden. Hierna is de destijds al overwogen ledenstop voor de jeugd ingevoerd, waardoor een verdere toename is uitgebleven.

     

    Ook bij de recreanten is een aantal nieuwe spelers lid geworden.

     

    In de U18 leeftijdscategorie was er geen enkele vorm van aanwas. Wij kunnen geen team aanbieden op dit moment, dus het is logisch dat hier geen nieuwe spelers binnenkomen.

     

    Competitie

    De heren zijn uitgekomen in de derde klasse, en hebben een matige prestatie geleverd. De jeugdteams waren het seizoen ervoor gepromoveerd en hadden moeite met het hogere niveau, mede gelet op het doorschuiven van spelers naar de volgende leeftijdscategorie.

     

    Sponsoring

    In het seizoen 2022-2023 hebben zich geen wijzigingen voorgedaan met betrekking tot de sponsoring.

     

    Financiën

     

    Jaarrekening

    [De vorige penningmeester] heeft in oktober 2022 zijn functie neergelegd en de kas overgedragen. Enige tijd hierna is er wat de financiën betreft een toenemend problematische situatie ontstaan. Erik Mulder is toen bijgesprongen om de ontstane problemen op te lossen. Om dit toe te lichten krijgt Erik het woord.

     

    Over het seizoen 2022/23, het seizoen waarin er een wissel van penningmeesters plaatsvond, is een verlies van ongeveer € 5.000,- euro geleden. Dit komt niet overeen met de begroting; het begrote tekort ligt ongeveer € 2.500,- lager.. De uitgaven lopen redelijk gelijk met de begroting. Dit geldt echter niet voor de inkomsten. 17 leden hebben geen factuur voor de contributie gehad. Het Sportfonds heeft voor vijf spelers gevraagd om facturen, maar deze zijn evenmin gestuurd. Sponsoren hebben ook geen factuur gehad.

     

    Erik licht toe dat kleedgeld in een kledingfonds wordt gestopt. De vraag komt op waarom er kosten voor een activiteitencommissie zijn gemaakt. Dit is vanwege een weekend in Veendam geweest. Er zijn gedurende het seizoen geen boetes geweest en geen trainers- en scheidsrechterskosten gemaakt.

     

    Opgemerkt wordt dat het verkrijgen van subsidie niet logisch is voor ons. Opgemerkt wordt dat dit anders is voor de tennisclub. [lid 5] geeft aan dat dit komt doordat er nog een regeling bestaat met de voormalige gemeente Scheemda, waar Oldambt graag vanaf zou willen.

     

    Zaalhuur wordt aan de gemeente betaald. Drie jaren geleden zijn vaste tarieven per sportzaal in de gemeente vastgesteld.

     

    Er worden geen verdere vragen over de jaarrekening gesteld.

     

    Vaststelling contributie

    Hier wordt op dit moment niets in gewijzigd.

     

    Begroting

    Gezien deze vergadering later dan zou moeten is gehouden, is een ‘begroting’ op basis van de stand van zaken in september 2023 gemaakt. In het huidige seizoen is er een seniorenteam bijgekomen. De contributie die door de Nederlandse Basketball Bond wordt gerekend, is verhoogd, de interne contributie is niet meegestegen. (terzijde wordt opgemerkt dat de zaalhuur zal stijgen per september 2024; ook zal worden geïnvesteerd in materiaal). Heren 2 deelt de zaal altijd met een ander team (op dinsdagen recreanten, op donderdagen Heren 1), waardoor je voor dit team volledige inkomsten kunt realiseren maar geen aparte kosten hoeft te maken voor zaalhuur, afgezien van wedstrijden.

     

    Van de verloren € 2.500,- ten opzichte van de begroting van seizoen 2022/2023 heeft Erik € 2.280,- terug weten te halen op dit moment. Hij heeft de contributies die niet geïnd zijn over het algemeen alsnog weten te innen, omdat men over het algemeen gelukkig de situatie begrijpt en de (extra) nota alsnog betaalt. Van drie oud-leden wordt verwacht dat de contributie niet meer te innen is.

     

    Voorziening in vacatures

    Het bestuur draagt twee kandidaten voor om toe te treden tot het bestuur: Winant Zwinderman (penningmeester) en Nick Poort (algemeen bestuurslid) Simon blijft op dit moment bestuurder in de rol van voorzitter. Hij zal de komende periode o.a. Nick inwerken. Daarna zal hij een andere rol binnen de vereniging gaan vervullen.

     

    Winant en Nick worden unaniem gekozen om toe te treden tot het bestuur. Secretaris Marco treedt af, maar is herkiesbaar. Ook hij wordt unaniem (opnieuw) gekozen.

     

    Marijn Mol treedt af als bestuurslid. Hij blijft actief binnen de technische commissie. Ijen Mulder wordt voorzitter van die commissie.

     

    Simon ligt enige aanvullende vacatures toe. Er is op dit moment behoefte aan o.a content creators voor sociale media en fotografen. Bij BVG zijn er wel enige mensen die hierin zouden kunnen voorzien, maar dat zal niet gratis zijn. Erik vraagt na hoeveel dit eventueel zou kosten. Ook zijn er posities binnen de op dit moment inactieve activiteitencommissie beschikbaar.

     

    Marijn voegt toe dat het prettig is om aparte mensen in verschillende commissies/rollen te hebben, in plaats van dat een kleine groep mensen de lasten moet dragen. Dit temeer nu er groei is, er komt bijvoorbeeld bij X12 vrijwel iedere week wel een nieuw persoon kijken of de sport wat is. Ook is in het nieuws geweest dat de populariteit van basketbal toeneemt.

     

    Simon geeft aan dat de vacatures over het algemeen bedoeld zijn om het leuker te maken bij de vereniging, ook voor vrijwilligers. Er liggen wel vaak plannen maar met een beperkte bezetting kunnen die niet allemaal uitgevoerd worden.

     

    Sponsoring

    Nick krijgt het woord om een toelichting te geven op de sponsoring. Voorafgaand aan zijn terugkeer bij de vereniging liep er al enig contact met EM Sporting in Veendam. EM is een leverancier van kleding en materialen, en zijn partner van fabrikant Macron. Nick heeft contact met EM opgenomen en naar aanleiding daarvan worden zij onze officiële leverancier voor kleding en materialen. Zo zullen zij ook ons nieuwe tenue leveren. We hebben een overeenkomst met EM gesloten. Zij leveren hun producten tegen een gereduceerd tarief.

     

    Wat betreft sponsoring heeft Nick contact gehad met WVV om te spreken over hoe zij sponsoring aanpakken. Hun werving van sponsoren gaat op een vergelijkbare manier, maar wij zijn met pakketten gaan werken (categorieën van sponsoren waar bepaalde bedragen en tegenprestaties bij horen) in plaats van los een sponsordeal met elke individuele sponsor op te zetten. Op deze manier heeft Nick een aantal sponsoren aan de club weten te verbinden.

     

    Winteb was al sponsor van Millwings en is nu bereid gevonden om hoofdsponsor van de vereniging te worden (voor de komende vijf jaren), en zal dan ook prominent op het nieuwe tenue komen. AF Security wordt daarnaast sponsor van ballen. Online Bouwers gaat een nieuwe website bouwen. Nick laat een overzicht zien van verdere sponsoren.

     

    Al met al kunnen we op deze manier in het nieuwe seizoen een nieuwe uitstraling presenteren, met o.a. nieuw tenue, nieuw logo en een nieuwe website. Deze zullen aan het begin van het nieuwe seizoen gezamenlijk gelanceerd worden.

     

    De vraag wordt gesteld of Winteb voor elk team hoofdsponsor wordt. Dat is het geval. Dit past bij de visie die de club heeft om met één en dezelfde uitstraling naar buiten te treden.

     

    Kantine

    Nick geeft verder een update over de kantine van de sporthal, die vervelend genoeg tot nu toe lange tijd gesloten is geweest. Nick en Marijn hebben recent een bespreking over plannen met betrekking tot de kantine bijgewoond. Zaalvoetbalclub WMC gaat de kantine exploiteren. Daar staat dan tegenover dat de clubs die in de sporthal spelen zelf vrijwilligers moeten leveren. De vereniging krijgt dan 30% van de winst die gedraaid wordt. Er zijn eventueel ook andere verenigingen die onze kantinediensten zouden willen verzorgen. Dit geniet niet de voorkeur. Er wordt dan bijvoorbeeld ook niet gedeeld in de winst (hoewel de winst op zich niet een doel met prioriteit is). Mensen achter de bar zouden een certificaat verantwoord alcohol schenken moeten behalen, hoewel dit relatie eenvoudig is. Er lopen nog gesprekken over hoe een en ander geregeld moet worden met betrekking tot de kas/afromen en dergelijke, alsmede over het assortiment. Simon vindt deze constructie prettiger dan een uitbater. De kantine speelt ook een rol bij de gezelligheid binnen een club. Er wordt in september begonnen, voor het korte restant van dit seizoen loont het niet meer.

     

    Rondvraag

    [ouder 3] krijgt het woord. Hij geeft aan de frustratie die heeft gespeeld omtrent de financiën te snappen, vanuit zijn ervaring binnen het bestuur van [vereniging], waar ook een rommelige situatie heeft bestaan. Hij doet een aantal aanbevelingen. Zo loont het om mee te doen met de Grote Clubactie, of een sponsorloop te doen. Zo kan er geld worden gegenereerd. Verder geeft aan hij dat goed is om clinics te geven. Dit is in het verleden wel eens gedaan. Marijn heeft veel contact met scholen. Maar [ouder 3] geeft aan bijvoorbeeld ook clinics via Donar geregeld kunnen worden. Dit is ook leuk voor leden. Hij doet verder de aanbeveling via de bank contributie te innen, bijvoorbeeld via afschrijvingen.

     

    Hij vraagt verder: wat is het doel van Millwings? Simon geeft hierop antwoord. De club heeft ruwweg van 2016 tot 2021 in de overlevingsstand gestaan. Vervolgens zijn er wat bestuursproblemen ontstaan. Nu willen we daarom gas bijgeven.Wij willen als vereniging inzetten op een toename van de sportieve prestaties en het begeleiden van trainers. Marijn voegt toe dat we graag verder zouden willen professionaliseren. Er zijn een paar tegenslagen geweest buiten onze directe invloed zoals de gesloten kantine. Daarnaast hebben we wel een aantal dingen willen oppakken die niet zijn gelukt in verband met een beperkt aantal vrijwilligers. Er zijn ook ouders die wel wat willen doen, maar dan is het aan ons om concreet aan te reiken wat we zouden willen. De aanbeveling wordt gedaan om nieuwsbrieven per email te versturen.

     

    Winant vraagt naar het kader, als in trainers en dergelijke. Op dit moment ligt er een concept, die hopelijk in de komende week gedeeld kan worden. We willen naar zes teams toe. Er zijn drie trainers die sowieso beschikbaar zijn. Afhankelijk van hoe veel van de benaderde trainers nog zullen weigeren, zijn er drie vacatures voor volgend seizoen. Opgemerkt wordt dat er vaker een kleinigheid voor trainers aangeboden kan worden om meer waardering aan te tonen en vrijwilligers meer aan de club te binden. Erik voegt toe dat het goed is om takenpakketten per persoon of commissie klein te houden. Hij is verder voorstander van een startdag, waar ook de trainers worden voorgesteld. Deze zullen we organiseren. Erik doet verder een voorstel om een familietoernooi te organiseren. Dit zal de vereniging oppakken. [ouder 3] geeft aan dat de bestuurskamer van [vereniging] indien nodig beschikbaar is voor vergaderingen.

     

    [lid 5] geeft aan dat het goed is om bepaalde zaken zoals vacatures in groepsgesprekken te delen. Daar komen dan vaak wel positieve reacties op. Ouders willen, zoals eerder opgemerkt, te horen krijgen welke specifieke taken door hen eventueel op te pakken zijn. Er is wel animo om wat op te pakken. Simon voegt toe dat ouders nu actiever zijn dan een aantal jaren geleden.

     

    [lid 2] wil wel trainer/coach worden.

     

    [lid 3] wil zich bezighouden met de activiteitencommissie en de bar. Hij is wel in het najaar twee maanden weg. Hij geeft aan dat het niet nodig is om een certificaat verantwoord alcohol schenken te halen indien er geen alcoholische dranken worden aangeboden.

     

    [ouder 1] maakt complimenten aan het bestuur, en gaat erover nadenken om in de activiteitencommissie plaats te nemen.

     

    [lid 1] is op dit moment trainer, het is nog niet duidelijk hoe het volgend seizoen voor haar uitkomt. Wel wil ze in de activiteitencommissie.

     

    De moeder van [lid 4] vindt de vergadering leuk.

     

    Erik geeft aan dat de kans 80% is dat hij volgend seizoen weer actief is bij Millwings.

     

    Marijn heeft het besturen van de vereniging de afgelopen periode op bepaalde momenten zwaar gevonden dus hij vindt het prettig dat een en ander nu besproken wordt.

     

    Nick dankt de aanwezigen dat hij is gekozen als bestuurder. Hij geeft aan het komende seizoen te zien als een wederopbouw van de vereniging. De kwaliteit van de vereniging zit in de lift, we werken aan onze uitstraling, en ook lol is belangrijk.

     

     

    Simon sluit de vergadering.

    Conceptnotulen algemene vergadering 5 april 2024Conceptnotulen algemene vergadering 5 april 2024

     

    Aanwezige leden: Simon Roosien (voorzitter); Marco Hansen (secretaris); Marijn Mol (aftredend bestuurslid); Erik Mulder (interim penningmeester); Winant Zwinderman (kandidaat-penningmeester); Nick Poort (kandidaat-bestuurslid);

    [zes andere leden]

     

    Overige aanwezigen: [drie ouders]

     

    Opening/notulen vorige vergadering

    Simon opent de vergadering en merkt op dat de opkomst hoger is dan verwacht. Er zijn geen opmerkingen over de conceptnotulen van de vorige vergadering: deze worden vastgesteld.

     

    Jaarverslag secretaris

    Marco krijgt het woord ten behoeve van het jaarverslag van de secretaris.

     

    Leden

    Ten tijde van het einde van het seizoen 2022-2023 waren er 58 leden binnen de vereniging, ten opzichte van 46 bij het jaarverslag van 2022. Drie hiervan zijn/waren erelid. Verder waren er vier niet-spelende leden, die enkel als vrijwilliger zijn aangemeld, ten opzichte van vijf het jaar ervoor. Binnen de actieve, contributie-plichtige leden (totaal: 52) is er de volgende verdeling. Voor de volledigheid is ook het huidige aantal meegenomen, de gang van zaken binnen het huidige seizoen wordt echter bij het volgende jaarverslag besproken.

     

    In het vorige jaarverslag is aangegeven dat de jeugd, met name U14 en U12, veel nieuwe aanwas krijgen. Die trend is doorgezet, met een forse toename van in totaal 11 leden. Hierna is de destijds al overwogen ledenstop voor de jeugd ingevoerd, waardoor een verdere toename is uitgebleven.

     

    Ook bij de recreanten is een aantal nieuwe spelers lid geworden.

     

    In de U18 leeftijdscategorie was er geen enkele vorm van aanwas. Wij kunnen geen team aanbieden op dit moment, dus het is logisch dat hier geen nieuwe spelers binnenkomen.

     

    Competitie

    De heren zijn uitgekomen in de derde klasse, en hebben een matige prestatie geleverd. De jeugdteams waren het seizoen ervoor gepromoveerd en hadden moeite met het hogere niveau, mede gelet op het doorschuiven van spelers naar de volgende leeftijdscategorie.

     

    Sponsoring

    In het seizoen 2022-2023 hebben zich geen wijzigingen voorgedaan met betrekking tot de sponsoring.

     

    Financiën

     

    Jaarrekening

    [De vorige penningmeester] heeft in oktober 2022 zijn functie neergelegd en de kas overgedragen. Enige tijd hierna is er wat de financiën betreft een toenemend problematische situatie ontstaan. Erik Mulder is toen bijgesprongen om de ontstane problemen op te lossen. Om dit toe te lichten krijgt Erik het woord.

     

    Over het seizoen 2022/23, het seizoen waarin er een wissel van penningmeesters plaatsvond, is een verlies van ongeveer € 5.000,- euro geleden. Dit komt niet overeen met de begroting; het begrote tekort ligt ongeveer € 2.500,- lager.. De uitgaven lopen redelijk gelijk met de begroting. Dit geldt echter niet voor de inkomsten. 17 leden hebben geen factuur voor de contributie gehad. Het Sportfonds heeft voor vijf spelers gevraagd om facturen, maar deze zijn evenmin gestuurd. Sponsoren hebben ook geen factuur gehad.

     

    Erik licht toe dat kleedgeld in een kledingfonds wordt gestopt. De vraag komt op waarom er kosten voor een activiteitencommissie zijn gemaakt. Dit is vanwege een weekend in Veendam geweest. Er zijn gedurende het seizoen geen boetes geweest en geen trainers- en scheidsrechterskosten gemaakt.

     

    Opgemerkt wordt dat het verkrijgen van subsidie niet logisch is voor ons. Opgemerkt wordt dat dit anders is voor de tennisclub. [lid 5] geeft aan dat dit komt doordat er nog een regeling bestaat met de voormalige gemeente Scheemda, waar Oldambt graag vanaf zou willen.

     

    Zaalhuur wordt aan de gemeente betaald. Drie jaren geleden zijn vaste tarieven per sportzaal in de gemeente vastgesteld.

     

    Er worden geen verdere vragen over de jaarrekening gesteld.

     

    Vaststelling contributie

    Hier wordt op dit moment niets in gewijzigd.

     

    Begroting

    Gezien deze vergadering later dan zou moeten is gehouden, is een ‘begroting’ op basis van de stand van zaken in september 2023 gemaakt. In het huidige seizoen is er een seniorenteam bijgekomen. De contributie die door de Nederlandse Basketball Bond wordt gerekend, is verhoogd, de interne contributie is niet meegestegen. (terzijde wordt opgemerkt dat de zaalhuur zal stijgen per september 2024; ook zal worden geïnvesteerd in materiaal). Heren 2 deelt de zaal altijd met een ander team (op dinsdagen recreanten, op donderdagen Heren 1), waardoor je voor dit team volledige inkomsten kunt realiseren maar geen aparte kosten hoeft te maken voor zaalhuur, afgezien van wedstrijden.

     

    Van de verloren € 2.500,- ten opzichte van de begroting van seizoen 2022/2023 heeft Erik € 2.280,- terug weten te halen op dit moment. Hij heeft de contributies die niet geïnd zijn over het algemeen alsnog weten te innen, omdat men over het algemeen gelukkig de situatie begrijpt en de (extra) nota alsnog betaalt. Van drie oud-leden wordt verwacht dat de contributie niet meer te innen is.

     

    Voorziening in vacatures

    Het bestuur draagt twee kandidaten voor om toe te treden tot het bestuur: Winant Zwinderman (penningmeester) en Nick Poort (algemeen bestuurslid) Simon blijft op dit moment bestuurder in de rol van voorzitter. Hij zal de komende periode o.a. Nick inwerken. Daarna zal hij een andere rol binnen de vereniging gaan vervullen.

     

    Winant en Nick worden unaniem gekozen om toe te treden tot het bestuur. Secretaris Marco treedt af, maar is herkiesbaar. Ook hij wordt unaniem (opnieuw) gekozen.

     

    Marijn Mol treedt af als bestuurslid. Hij blijft actief binnen de technische commissie. Ijen Mulder wordt voorzitter van die commissie.

     

    Simon ligt enige aanvullende vacatures toe. Er is op dit moment behoefte aan o.a content creators voor sociale media en fotografen. Bij BVG zijn er wel enige mensen die hierin zouden kunnen voorzien, maar dat zal niet gratis zijn. Erik vraagt na hoeveel dit eventueel zou kosten. Ook zijn er posities binnen de op dit moment inactieve activiteitencommissie beschikbaar.

     

    Marijn voegt toe dat het prettig is om aparte mensen in verschillende commissies/rollen te hebben, in plaats van dat een kleine groep mensen de lasten moet dragen. Dit temeer nu er groei is, er komt bijvoorbeeld bij X12 vrijwel iedere week wel een nieuw persoon kijken of de sport wat is. Ook is in het nieuws geweest dat de populariteit van basketbal toeneemt.

     

    Simon geeft aan dat de vacatures over het algemeen bedoeld zijn om het leuker te maken bij de vereniging, ook voor vrijwilligers. Er liggen wel vaak plannen maar met een beperkte bezetting kunnen die niet allemaal uitgevoerd worden.

     

    Sponsoring

    Nick krijgt het woord om een toelichting te geven op de sponsoring. Voorafgaand aan zijn terugkeer bij de vereniging liep er al enig contact met EM Sporting in Veendam. EM is een leverancier van kleding en materialen, en zijn partner van fabrikant Macron. Nick heeft contact met EM opgenomen en naar aanleiding daarvan worden zij onze officiële leverancier voor kleding en materialen. Zo zullen zij ook ons nieuwe tenue leveren. We hebben een overeenkomst met EM gesloten. Zij leveren hun producten tegen een gereduceerd tarief.

     

    Wat betreft sponsoring heeft Nick contact gehad met WVV om te spreken over hoe zij sponsoring aanpakken. Hun werving van sponsoren gaat op een vergelijkbare manier, maar wij zijn met pakketten gaan werken (categorieën van sponsoren waar bepaalde bedragen en tegenprestaties bij horen) in plaats van los een sponsordeal met elke individuele sponsor op te zetten. Op deze manier heeft Nick een aantal sponsoren aan de club weten te verbinden.

     

    Winteb was al sponsor van Millwings en is nu bereid gevonden om hoofdsponsor van de vereniging te worden (voor de komende vijf jaren), en zal dan ook prominent op het nieuwe tenue komen. AF Security wordt daarnaast sponsor van ballen. Online Bouwers gaat een nieuwe website bouwen. Nick laat een overzicht zien van verdere sponsoren.

     

    Al met al kunnen we op deze manier in het nieuwe seizoen een nieuwe uitstraling presenteren, met o.a. nieuw tenue, nieuw logo en een nieuwe website. Deze zullen aan het begin van het nieuwe seizoen gezamenlijk gelanceerd worden.

     

    De vraag wordt gesteld of Winteb voor elk team hoofdsponsor wordt. Dat is het geval. Dit past bij de visie die de club heeft om met één en dezelfde uitstraling naar buiten te treden.

     

    Kantine

    Nick geeft verder een update over de kantine van de sporthal, die vervelend genoeg tot nu toe lange tijd gesloten is geweest. Nick en Marijn hebben recent een bespreking over plannen met betrekking tot de kantine bijgewoond. Zaalvoetbalclub WMC gaat de kantine exploiteren. Daar staat dan tegenover dat de clubs die in de sporthal spelen zelf vrijwilligers moeten leveren. De vereniging krijgt dan 30% van de winst die gedraaid wordt. Er zijn eventueel ook andere verenigingen die onze kantinediensten zouden willen verzorgen. Dit geniet niet de voorkeur. Er wordt dan bijvoorbeeld ook niet gedeeld in de winst (hoewel de winst op zich niet een doel met prioriteit is). Mensen achter de bar zouden een certificaat verantwoord alcohol schenken moeten behalen, hoewel dit relatie eenvoudig is. Er lopen nog gesprekken over hoe een en ander geregeld moet worden met betrekking tot de kas/afromen en dergelijke, alsmede over het assortiment. Simon vindt deze constructie prettiger dan een uitbater. De kantine speelt ook een rol bij de gezelligheid binnen een club. Er wordt in september begonnen, voor het korte restant van dit seizoen loont het niet meer.

     

    Rondvraag

    [ouder 3] krijgt het woord. Hij geeft aan de frustratie die heeft gespeeld omtrent de financiën te snappen, vanuit zijn ervaring binnen het bestuur van [vereniging], waar ook een rommelige situatie heeft bestaan. Hij doet een aantal aanbevelingen. Zo loont het om mee te doen met de Grote Clubactie, of een sponsorloop te doen. Zo kan er geld worden gegenereerd. Verder geeft aan hij dat goed is om clinics te geven. Dit is in het verleden wel eens gedaan. Marijn heeft veel contact met scholen. Maar [ouder 3] geeft aan bijvoorbeeld ook clinics via Donar geregeld kunnen worden. Dit is ook leuk voor leden. Hij doet verder de aanbeveling via de bank contributie te innen, bijvoorbeeld via afschrijvingen.

     

    Hij vraagt verder: wat is het doel van Millwings? Simon geeft hierop antwoord. De club heeft ruwweg van 2016 tot 2021 in de overlevingsstand gestaan. Vervolgens zijn er wat bestuursproblemen ontstaan. Nu willen we daarom gas bijgeven.Wij willen als vereniging inzetten op een toename van de sportieve prestaties en het begeleiden van trainers. Marijn voegt toe dat we graag verder zouden willen professionaliseren. Er zijn een paar tegenslagen geweest buiten onze directe invloed zoals de gesloten kantine. Daarnaast hebben we wel een aantal dingen willen oppakken die niet zijn gelukt in verband met een beperkt aantal vrijwilligers. Er zijn ook ouders die wel wat willen doen, maar dan is het aan ons om concreet aan te reiken wat we zouden willen. De aanbeveling wordt gedaan om nieuwsbrieven per email te versturen.

     

    Winant vraagt naar het kader, als in trainers en dergelijke. Op dit moment ligt er een concept, die hopelijk in de komende week gedeeld kan worden. We willen naar zes teams toe. Er zijn drie trainers die sowieso beschikbaar zijn. Afhankelijk van hoe veel van de benaderde trainers nog zullen weigeren, zijn er drie vacatures voor volgend seizoen. Opgemerkt wordt dat er vaker een kleinigheid voor trainers aangeboden kan worden om meer waardering aan te tonen en vrijwilligers meer aan de club te binden. Erik voegt toe dat het goed is om takenpakketten per persoon of commissie klein te houden. Hij is verder voorstander van een startdag, waar ook de trainers worden voorgesteld. Deze zullen we organiseren. Erik doet verder een voorstel om een familietoernooi te organiseren. Dit zal de vereniging oppakken. [ouder 3] geeft aan dat de bestuurskamer van [vereniging] indien nodig beschikbaar is voor vergaderingen.

     

    [lid 5] geeft aan dat het goed is om bepaalde zaken zoals vacatures in groepsgesprekken te delen. Daar komen dan vaak wel positieve reacties op. Ouders willen, zoals eerder opgemerkt, te horen krijgen welke specifieke taken door hen eventueel op te pakken zijn. Er is wel animo om wat op te pakken. Simon voegt toe dat ouders nu actiever zijn dan een aantal jaren geleden.

     

    [lid 2] wil wel trainer/coach worden.

     

    [lid 3] wil zich bezighouden met de activiteitencommissie en de bar. Hij is wel in het najaar twee maanden weg. Hij geeft aan dat het niet nodig is om een certificaat verantwoord alcohol schenken te halen indien er geen alcoholische dranken worden aangeboden.

     

    [ouder 1] maakt complimenten aan het bestuur, en gaat erover nadenken om in de activiteitencommissie plaats te nemen.

     

    [lid 1] is op dit moment trainer, het is nog niet duidelijk hoe het volgend seizoen voor haar uitkomt. Wel wil ze in de activiteitencommissie.

     

    De moeder van [lid 4] vindt de vergadering leuk.

     

    Erik geeft aan dat de kans 80% is dat hij volgend seizoen weer actief is bij Millwings.

     

    Marijn heeft het besturen van de vereniging de afgelopen periode op bepaalde momenten zwaar gevonden dus hij vindt het prettig dat een en ander nu besproken wordt.

     

    Nick dankt de aanwezigen dat hij is gekozen als bestuurder. Hij geeft aan het komende seizoen te zien als een wederopbouw van de vereniging. De kwaliteit van de vereniging zit in de lift, we werken aan onze uitstraling, en ook lol is belangrijk.

     

    Simon sluit de vergadering.

     

    Aanwezige leden: Simon Roosien (voorzitter); Marco Hansen (secretaris); Marijn Mol (aftredend bestuurslid); Erik Mulder (interim penningmeester); Winant Zwinderman (kandidaat-penningmeester); Nick Poort (kandidaat-bestuurslid);

    [zes andere leden]

     

    Overige aanwezigen: [drie ouders]

     

    Opening/notulen vorige vergadering

    Simon opent de vergadering en merkt op dat de opkomst hoger is dan verwacht. Er zijn geen opmerkingen over de conceptnotulen van de vorige vergadering: deze worden vastgesteld.

     

    Jaarverslag secretaris

    Marco krijgt het woord ten behoeve van het jaarverslag van de secretaris.

     

    Leden

    Ten tijde van het einde van het seizoen 2022-2023 waren er 58 leden binnen de vereniging, ten opzichte van 46 bij het jaarverslag van 2022. Drie hiervan zijn/waren erelid. Verder waren er vier niet-spelende leden, die enkel als vrijwilliger zijn aangemeld, ten opzichte van vijf het jaar ervoor. Binnen de actieve, contributie-plichtige leden (totaal: 52) is er de volgende verdeling. Voor de volledigheid is ook het huidige aantal meegenomen, de gang van zaken binnen het huidige seizoen wordt echter bij het volgende jaarverslag besproken.

     

    In het vorige jaarverslag is aangegeven dat de jeugd, met name U14 en U12, veel nieuwe aanwas krijgen. Die trend is doorgezet, met een forse toename van in totaal 11 leden. Hierna is de destijds al overwogen ledenstop voor de jeugd ingevoerd, waardoor een verdere toename is uitgebleven.

     

    Ook bij de recreanten is een aantal nieuwe spelers lid geworden.

     

    In de U18 leeftijdscategorie was er geen enkele vorm van aanwas. Wij kunnen geen team aanbieden op dit moment, dus het is logisch dat hier geen nieuwe spelers binnenkomen.

     

    Competitie

    De heren zijn uitgekomen in de derde klasse, en hebben een matige prestatie geleverd. De jeugdteams waren het seizoen ervoor gepromoveerd en hadden moeite met het hogere niveau, mede gelet op het doorschuiven van spelers naar de volgende leeftijdscategorie.

     

    Sponsoring

    In het seizoen 2022-2023 hebben zich geen wijzigingen voorgedaan met betrekking tot de sponsoring.

     

    Financiën

     

    Jaarrekening

    [De vorige penningmeester] heeft in oktober 2022 zijn functie neergelegd en de kas overgedragen. Enige tijd hierna is er wat de financiën betreft een toenemend problematische situatie ontstaan. Erik Mulder is toen bijgesprongen om de ontstane problemen op te lossen. Om dit toe te lichten krijgt Erik het woord.

     

    Over het seizoen 2022/23, het seizoen waarin er een wissel van penningmeesters plaatsvond, is een verlies van ongeveer € 5.000,- euro geleden. Dit komt niet overeen met de begroting; het begrote tekort ligt ongeveer € 2.500,- lager.. De uitgaven lopen redelijk gelijk met de begroting. Dit geldt echter niet voor de inkomsten. 17 leden hebben geen factuur voor de contributie gehad. Het Sportfonds heeft voor vijf spelers gevraagd om facturen, maar deze zijn evenmin gestuurd. Sponsoren hebben ook geen factuur gehad.

     

    Erik licht toe dat kleedgeld in een kledingfonds wordt gestopt. De vraag komt op waarom er kosten voor een activiteitencommissie zijn gemaakt. Dit is vanwege een weekend in Veendam geweest. Er zijn gedurende het seizoen geen boetes geweest en geen trainers- en scheidsrechterskosten gemaakt.

     

    Opgemerkt wordt dat het verkrijgen van subsidie niet logisch is voor ons. Opgemerkt wordt dat dit anders is voor de tennisclub. [lid 5] geeft aan dat dit komt doordat er nog een regeling bestaat met de voormalige gemeente Scheemda, waar Oldambt graag vanaf zou willen.

     

    Zaalhuur wordt aan de gemeente betaald. Drie jaren geleden zijn vaste tarieven per sportzaal in de gemeente vastgesteld.

     

    Er worden geen verdere vragen over de jaarrekening gesteld.

     

    Vaststelling contributie

    Hier wordt op dit moment niets in gewijzigd.

     

    Begroting

    Gezien deze vergadering later dan zou moeten is gehouden, is een ‘begroting’ op basis van de stand van zaken in september 2023 gemaakt. In het huidige seizoen is er een seniorenteam bijgekomen. De contributie die door de Nederlandse Basketball Bond wordt gerekend, is verhoogd, de interne contributie is niet meegestegen. (terzijde wordt opgemerkt dat de zaalhuur zal stijgen per september 2024; ook zal worden geïnvesteerd in materiaal). Heren 2 deelt de zaal altijd met een ander team (op dinsdagen recreanten, op donderdagen Heren 1), waardoor je voor dit team volledige inkomsten kunt realiseren maar geen aparte kosten hoeft te maken voor zaalhuur, afgezien van wedstrijden.

     

    Van de verloren € 2.500,- ten opzichte van de begroting van seizoen 2022/2023 heeft Erik € 2.280,- terug weten te halen op dit moment. Hij heeft de contributies die niet geïnd zijn over het algemeen alsnog weten te innen, omdat men over het algemeen gelukkig de situatie begrijpt en de (extra) nota alsnog betaalt. Van drie oud-leden wordt verwacht dat de contributie niet meer te innen is.

     

    Voorziening in vacatures

    Het bestuur draagt twee kandidaten voor om toe te treden tot het bestuur: Winant Zwinderman (penningmeester) en Nick Poort (algemeen bestuurslid) Simon blijft op dit moment bestuurder in de rol van voorzitter. Hij zal de komende periode o.a. Nick inwerken. Daarna zal hij een andere rol binnen de vereniging gaan vervullen.

     

    Winant en Nick worden unaniem gekozen om toe te treden tot het bestuur. Secretaris Marco treedt af, maar is herkiesbaar. Ook hij wordt unaniem (opnieuw) gekozen.

     

    Marijn Mol treedt af als bestuurslid. Hij blijft actief binnen de technische commissie. Ijen Mulder wordt voorzitter van die commissie.

     

    Simon ligt enige aanvullende vacatures toe. Er is op dit moment behoefte aan o.a content creators voor sociale media en fotografen. Bij BVG zijn er wel enige mensen die hierin zouden kunnen voorzien, maar dat zal niet gratis zijn. Erik vraagt na hoeveel dit eventueel zou kosten. Ook zijn er posities binnen de op dit moment inactieve activiteitencommissie beschikbaar.

     

    Marijn voegt toe dat het prettig is om aparte mensen in verschillende commissies/rollen te hebben, in plaats van dat een kleine groep mensen de lasten moet dragen. Dit temeer nu er groei is, er komt bijvoorbeeld bij X12 vrijwel iedere week wel een nieuw persoon kijken of de sport wat is. Ook is in het nieuws geweest dat de populariteit van basketbal toeneemt.

     

    Simon geeft aan dat de vacatures over het algemeen bedoeld zijn om het leuker te maken bij de vereniging, ook voor vrijwilligers. Er liggen wel vaak plannen maar met een beperkte bezetting kunnen die niet allemaal uitgevoerd worden.

     

    Sponsoring

    Nick krijgt het woord om een toelichting te geven op de sponsoring. Voorafgaand aan zijn terugkeer bij de vereniging liep er al enig contact met EM Sporting in Veendam. EM is een leverancier van kleding en materialen, en zijn partner van fabrikant Macron. Nick heeft contact met EM opgenomen en naar aanleiding daarvan worden zij onze officiële leverancier voor kleding en materialen. Zo zullen zij ook ons nieuwe tenue leveren. We hebben een overeenkomst met EM gesloten. Zij leveren hun producten tegen een gereduceerd tarief.

     

    Wat betreft sponsoring heeft Nick contact gehad met WVV om te spreken over hoe zij sponsoring aanpakken. Hun werving van sponsoren gaat op een vergelijkbare manier, maar wij zijn met pakketten gaan werken (categorieën van sponsoren waar bepaalde bedragen en tegenprestaties bij horen) in plaats van los een sponsordeal met elke individuele sponsor op te zetten. Op deze manier heeft Nick een aantal sponsoren aan de club weten te verbinden.

     

    Winteb was al sponsor van Millwings en is nu bereid gevonden om hoofdsponsor van de vereniging te worden (voor de komende vijf jaren), en zal dan ook prominent op het nieuwe tenue komen. AF Security wordt daarnaast sponsor van ballen. Online Bouwers gaat een nieuwe website bouwen. Nick laat een overzicht zien van verdere sponsoren.

     

    Al met al kunnen we op deze manier in het nieuwe seizoen een nieuwe uitstraling presenteren, met o.a. nieuw tenue, nieuw logo en een nieuwe website. Deze zullen aan het begin van het nieuwe seizoen gezamenlijk gelanceerd worden.

     

    De vraag wordt gesteld of Winteb voor elk team hoofdsponsor wordt. Dat is het geval. Dit past bij de visie die de club heeft om met één en dezelfde uitstraling naar buiten te treden.

     

    Kantine

    Nick geeft verder een update over de kantine van de sporthal, die vervelend genoeg tot nu toe lange tijd gesloten is geweest. Nick en Marijn hebben recent een bespreking over plannen met betrekking tot de kantine bijgewoond. Zaalvoetbalclub WMC gaat de kantine exploiteren. Daar staat dan tegenover dat de clubs die in de sporthal spelen zelf vrijwilligers moeten leveren. De vereniging krijgt dan 30% van de winst die gedraaid wordt. Er zijn eventueel ook andere verenigingen die onze kantinediensten zouden willen verzorgen. Dit geniet niet de voorkeur. Er wordt dan bijvoorbeeld ook niet gedeeld in de winst (hoewel de winst op zich niet een doel met prioriteit is). Mensen achter de bar zouden een certificaat verantwoord alcohol schenken moeten behalen, hoewel dit relatie eenvoudig is. Er lopen nog gesprekken over hoe een en ander geregeld moet worden met betrekking tot de kas/afromen en dergelijke, alsmede over het assortiment. Simon vindt deze constructie prettiger dan een uitbater. De kantine speelt ook een rol bij de gezelligheid binnen een club. Er wordt in september begonnen, voor het korte restant van dit seizoen loont het niet meer.

     

    Rondvraag

    [ouder 3] krijgt het woord. Hij geeft aan de frustratie die heeft gespeeld omtrent de financiën te snappen, vanuit zijn ervaring binnen het bestuur van [vereniging], waar ook een rommelige situatie heeft bestaan. Hij doet een aantal aanbevelingen. Zo loont het om mee te doen met de Grote Clubactie, of een sponsorloop te doen. Zo kan er geld worden gegenereerd. Verder geeft aan hij dat goed is om clinics te geven. Dit is in het verleden wel eens gedaan. Marijn heeft veel contact met scholen. Maar [ouder 3] geeft aan bijvoorbeeld ook clinics via Donar geregeld kunnen worden. Dit is ook leuk voor leden. Hij doet verder de aanbeveling via de bank contributie te innen, bijvoorbeeld via afschrijvingen.

     

    Hij vraagt verder: wat is het doel van Millwings? Simon geeft hierop antwoord. De club heeft ruwweg van 2016 tot 2021 in de overlevingsstand gestaan. Vervolgens zijn er wat bestuursproblemen ontstaan. Nu willen we daarom gas bijgeven.Wij willen als vereniging inzetten op een toename van de sportieve prestaties en het begeleiden van trainers. Marijn voegt toe dat we graag verder zouden willen professionaliseren. Er zijn een paar tegenslagen geweest buiten onze directe invloed zoals de gesloten kantine. Daarnaast hebben we wel een aantal dingen willen oppakken die niet zijn gelukt in verband met een beperkt aantal vrijwilligers. Er zijn ook ouders die wel wat willen doen, maar dan is het aan ons om concreet aan te reiken wat we zouden willen. De aanbeveling wordt gedaan om nieuwsbrieven per email te versturen.

     

    Winant vraagt naar het kader, als in trainers en dergelijke. Op dit moment ligt er een concept, die hopelijk in de komende week gedeeld kan worden. We willen naar zes teams toe. Er zijn drie trainers die sowieso beschikbaar zijn. Afhankelijk van hoe veel van de benaderde trainers nog zullen weigeren, zijn er drie vacatures voor volgend seizoen. Opgemerkt wordt dat er vaker een kleinigheid voor trainers aangeboden kan worden om meer waardering aan te tonen en vrijwilligers meer aan de club te binden. Erik voegt toe dat het goed is om takenpakketten per persoon of commissie klein te houden. Hij is verder voorstander van een startdag, waar ook de trainers worden voorgesteld. Deze zullen we organiseren. Erik doet verder een voorstel om een familietoernooi te organiseren. Dit zal de vereniging oppakken. [ouder 3] geeft aan dat de bestuurskamer van [vereniging] indien nodig beschikbaar is voor vergaderingen.

     

    [lid 5] geeft aan dat het goed is om bepaalde zaken zoals vacatures in groepsgesprekken te delen. Daar komen dan vaak wel positieve reacties op. Ouders willen, zoals eerder opgemerkt, te horen krijgen welke specifieke taken door hen eventueel op te pakken zijn. Er is wel animo om wat op te pakken. Simon voegt toe dat ouders nu actiever zijn dan een aantal jaren geleden.

     

    [lid 2] wil wel trainer/coach worden.

     

    [lid 3] wil zich bezighouden met de activiteitencommissie en de bar. Hij is wel in het najaar twee maanden weg. Hij geeft aan dat het niet nodig is om een certificaat verantwoord alcohol schenken te halen indien er geen alcoholische dranken worden aangeboden.

     

    [ouder 1] maakt complimenten aan het bestuur, en gaat erover nadenken om in de activiteitencommissie plaats te nemen.

     

    [lid 1] is op dit moment trainer, het is nog niet duidelijk hoe het volgend seizoen voor haar uitkomt. Wel wil ze in de activiteitencommissie.

     

    De moeder van [lid 4] vindt de vergadering leuk.

     

    Erik geeft aan dat de kans 80% is dat hij volgend seizoen weer actief is bij Millwings.

     

    Marijn heeft het besturen van de vereniging de afgelopen periode op bepaalde momenten zwaar gevonden dus hij vindt het prettig dat een en ander nu besproken wordt.

     

    Nick dankt de aanwezigen dat hij is gekozen als bestuurder. Hij geeft aan het komende seizoen te zien als een wederopbouw van de vereniging. De kwaliteit van de vereniging zit in de lift, we werken aan onze uitstraling, en ook lol is belangrijk.

     

    Simon sluit de vergadering.